Agente de IA para aclarar por qué no rota parte del inventario…
Cómo una panificadora de Duitama averiguó por qué no se movía su materia prima —con un agente de IA que investiga solo, y que cuando llega a lo que no le corresponde decidir, se detiene y pregunta. Inventario parado y capital de trabajo: un desafío empresarial de primer orden
En la bodega de una panadería de Duitama hay dieciocho bolsas de un mejorante para pan integral —un aditivo que se le echa a la masa—. Valen dos millones trescientos cuarenta mil pesos.
El producto que las usaba se dejó de fabricar el veinte de mayo.
Esas bolsas se vencen el treinta de septiembre.
Nadie en esa empresa lo sabe. No porque sean descuidados: porque el dato está repartido en tres hojas distintas y nadie las ha cruzado nunca.
Una aclaración de entrada: Panificados El Molino es una empresa ficticia que armé para ilustrar el caso. El problema no lo es. Cualquier dueño de empresa con bodega va a reconocer la situación.
Esto no es un problema de bodega
Antes del caso, el marco. Porque si esto se lee como un asunto de almacén, se delega y se olvida.
Un inventario parado es plata que ya salió de la caja y todavía no ha vuelto a entrar.
Esa plata ya se le pagó al proveedor. Mientras está en el estante no produce nada. Y si se vence, no se recupera nunca. Es la peor forma de tener dinero: quieto y con fecha de caducidad.
Hace unos meses, en el caso de la cartera, hablamos de noventa y dos millones congelados en facturas por cobrar. Esto es exactamente lo mismo, en la otra punta del ciclo.
Y no son dos temas distintos. Cartera e inventario son el capital de trabajo de una empresa. Es la plata que uno tiene metida en el negocio para que el negocio funcione. Cuando se queda quieta ahí, no está en la caja —y no está disponible para atender al cliente que sí está pidiendo.
Hay una tercera cosa, que es la que menos se ve y la más importante de este caso. Un insumo que dejó de moverse muchas veces es la huella de un cliente que se fue. El inventario no le está mostrando un problema de almacén: le está diciendo que perdió un cliente y nadie lo notó.
El negocio
Panificados El Molino de Duitama. Cuarenta empleados, dos líneas de producción, pan de molde y ponqués para supermercados regionales de Boyacá y Santander.
El dueño es Gustavo Bernal, cincuenta y ocho años. Su papá montó la panadería en los ochenta; él la volvió fábrica.
Gustavo compra la materia prima por volumen, porque así consigue mejor precio. Es una decisión sensata que le ha funcionado veinte años. Y es exactamente de donde le viene el problema.
En su bodega hay noventa y tres millones de pesos en materia prima. Él sabe cuánto hay: eso está en la hoja. Lo que no sabe es por qué una parte no se mueve.
Las tres filas idénticas
Aquí está el corazón del asunto, y es lo que hace que este caso no lo resuelva una fórmula.
Un saco de harina especial parado tres meses puede ser tres cosas completamente distintas:
- Sobró de una compra grande que se hizo por descuento, y se va a consumir solo.
- Lo usaba un producto que se dejó de fabricar, y nadie lo dio de baja.
- Lo pedía un cliente que se fue.
Las tres se ven idénticas en la hoja de inventario. Misma cantidad, misma fecha de última salida, mismo valor. Y cada una exige una decisión distinta: la primera no exige ninguna, la segunda exige devolverlo o reformular, la tercera exige rematarlo antes de que se venza.
Excel le dice qué está quieto. Eso es fácil. Lo que ninguna fórmula le dice es por qué. Y sin el porqué, un dueño no puede decidir nada.
Lo nuevo de este caso: el humano en la mitad
En el caso anterior —el de las actas de comité— el agente investigaba, concluía, y yo auditaba después. El humano iba al final del proceso.
Aquí es distinto, y es la razón por la que este caso vale la pena.
El agente investiga, llega a una bifurcación que no le corresponde resolver, y se detiene a preguntar. Gustavo contesta en una columna de la hoja. El trabajo se cierra después, con sus respuestas.
El humano no está al final revisando. Está en la mitad, resolviendo lo único que solo él puede resolver.
Los tres cajones
Al agente se le dieron tres herramientas, todas de solo lectura:
historial_de_compras— qué se compró, cuándo, en qué cantidad y por qué. Aquí aparecen los descuentos por volumen y los pedidos mínimos del proveedor.consumo_de_produccion— qué consumió la planta cada mes, insumo por insumo.fichas_de_producto— qué insumos usa cada referencia, y cuáles se descontinuaron.
Las tres leen. Ninguna escribe, ninguna manda un correo, ninguna cambia un dato de la empresa. El agente puede recorrer todo lo que quiera y no puede tocar nada.
Y una distinción que importa: el inventario no es una herramienta. Ese se le entrega completo de entrada, porque tiene que verlo entero para decidir qué está quieto. Las herramientas son para averiguar el porqué.
Las tres categorías
Cada insumo parado cae en una, y solo una:
Resuelto — los datos explican por qué está quieto y se va a consumir con holgura antes de vencerse. No hay nada que decidir y el sistema no pregunta nada.
Para vigilar — hay una tensión que todavía no obliga a decidir, pero que hay que mirar en un mes.
Requiere decisión — el agente averiguó todo lo que los datos permiten y llegó a algo que depende de lo que solo el dueño sabe.
Esa tercera categoría no apareció de una. La primera versión del sistema solo tenía dos —resuelto o requiere decisión— y eso dejaba por fuera los casos intermedios, que en un inventario son muchos.
Lo que encontró
Ocho insumos parados. Veintiséis millones de pesos quietos — más de una cuarta parte de la bodega.
Lo que resolvió solo
Fruta confitada y pasas, cinco millones setecientos mil pesos. El sistema averiguó que son insumos exclusivos del ponqué navideño, que se fabrica de octubre a diciembre, y que la compra fue anual en septiembre. Se consumen solos en la próxima temporada, mucho antes de vencerse.
No preguntó nada, porque no había nada que decidir. Y esa es la mitad del valor del ejercicio: un sistema que pregunta por todo le devuelve el problema completo al dueño.
Lo que preguntó
El mejorante del principio. Dos millones trescientos cuarenta mil pesos. El único producto que lo usaba se descontinuó el veinte de mayo, ningún producto activo lo usa, y vence el treinta de septiembre.
La pregunta que dejó:
¿Existe algún producto nuevo o en desarrollo que use este mejorante?
Fíjese en la forma. No pregunta «¿qué hago con esto?» —eso sería devolverle el problema a Gustavo—. Trae el trabajo hecho y pide únicamente el dato que falta, el que solo el dueño tiene. Gustavo contesta en una palabra.
Y lo que no esperaba encontrar. Dos semillas —girasol y linaza— sin consumo desde mayo. Las usa un solo producto: un pan multisemilla que se fabrica por encargo para un cliente único. En la ficha ese producto figura activo. Pero ninguno de sus insumos se ha movido en tres meses.
El agente conectó las dos cosas y preguntó si ese cliente suspendió el contrato.
Esa hoja de inventario le está diciendo a Gustavo que probablemente perdió un cliente hace tres meses. Nadie en la empresa lo había notado, porque el dato estaba repartido: la ficha decía activo, el consumo decía cero, y nadie los había puesto uno al lado del otro.
El hallazgo que más me gustó
El conservante. En julio la planta produjo cuarenta y cuatro mil cien unidades de pan blanco, con toda normalidad. Y el conservante que ese pan usa registra consumo cero ese mes. Venía de cinco bolsas mensuales.
Eso no cuadra. Y aquí está lo que quería probar con este caso: el sistema no se inventó una explicación. Escribió que los datos no lo explican y preguntó si cambió la fórmula del pan.
Un sistema mal frenado habría rellenado ese hueco con una suposición plausible. Este dijo que no sabía.
El freno
A esta máquina le di autonomía para averiguar. No le di autonomía para decidir. Y la diferencia no está en lo que le pedí: está en algo que le enseñé a distinguir.
Qué puede averiguar, y qué no le corresponde resolver.
El trato tiene tres partes:
Solo herramientas de consulta. Las tres leen. Ninguna actúa.
El encargo prohíbe explícitamente concluir por el dueño. No recomienda rematar, no sugiere devolver, no califica a nadie. Entrega hechos y fechas.
Y deja el rastro. Cada paso que dio queda registrado, en el orden en que lo dio. Yo no vigilo el proceso mientras ocurre, y tampoco apruebo a ciegas: audito el recorrido después.
Ocho insumos revisados. Dos resueltos sin preguntar nada. Seis preguntas escritas. Cero decisiones tomadas por el agente.
Todas las decisiones las toma Gustavo.
Una advertencia sobre lo que este sistema no hace
No estima demanda futura. Tampoco dice cuánto se va a vender el mes entrante. Se abstiene recomienda cuánto comprar.
Eso es otro problema —el de pronóstico— y es mucho más difícil. Un sistema que se lo prometa junto con esto, desconfíe.
Lo que hace es más modesto: le dice qué está quieto, por qué, y qué le falta saber a usted para decidir.
Sobre la naturaleza de los agentes
Corrí este sistema varias veces con los mismos datos.
Los hallazgos fueron los mismos todas las veces. El orden en que consultó las herramientas, no. La redacción de los hallazgos, tampoco. Y en una de las corridas clasificó un insumo en «para vigilar» y en otra en «requiere decisión» —con el mismo razonamiento numérico detrás, que estaba justo en el límite.
Eso no es un defecto que haya que esconder. Es la naturaleza de un agente que escoge su propio camino. Y es exactamente por lo que hace falta el rastro: no para desconfiar, sino para poder revisar.
Si alguien le ofrece un sistema que se mueve solo y no puede mostrarle por dónde pasó, el problema no es que sea peligroso. Es que es imposible de auditar. Y lo que no se puede auditar, en un negocio, no se delega.
¿Quiere armar algo parecido?
Necesita cuatro cosas: su hoja de inventario, un histórico de compras, un registro de consumo de producción, y las fichas de qué insumo usa cada producto. Más una cuenta de Claude y n8n para conectarlo.
Pero antes de eso, y es lo que de verdad importa: escriba qué cuenta como un insumo parado en su empresa. ¿Treinta días sin salida? ¿Sesenta? ¿Existencia para más de cuántos meses?
Si no lo puede escribir, ninguna herramienta se lo va a resolver.
Para eso dejo abajo una plantilla de una página. No necesita ninguna herramienta, ni IA, ni nada. Y es, francamente, lo más útil de todo esto.
Para descargar
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Este caso hace parte de una serie sobre inteligencia artificial aplicada a problemas cotidianos de la pyme colombiana.
Puede ver los demás en la página de casos.
Rafael Orduz · MySmartBizAI · Lo mejor de la tecnología al servicio de lo simple.